جعل الاتصال: كلية ، المساعدات المالية ، والقبول

 هناك ثلاث هيئات حاسمة لنجاح الطلاب تعبر من حين لآخر مسارات في بيئة جامعية: الكلية ، ومكتب المساعدات المالية ، والقبول. على الرغم من أن كل مجموعة يجب أن تعتمد على الاثنين الآخرين لإنجاز عملهم ، في بعض الأحيان يمكن أن يؤدي انهيار الاتصالات إلى إسقاط منزل البطاقات الذي يساهم في تحقيق هدف تحصيل الطلاب.

وجهات النظر الفردية والشخصية

خذ هيئة التدريس ، على سبيل المثال. كقوام الحياة للجامعة ، يريد أعضاء هيئة التدريس من الطلاب الذين هم على استعداد أكاديميا لأخذ دروسهم. وهم يتطلعون إلى موظفي القبول لضمان استيفاء الطلاب للمتطلبات المسبقة اللازمة لأخذ الصف. من وجهة نظر عضو هيئة التدريس ، فإن وجود هذه الخلفية يساعد على ضمان أن معدل النجاح للفئة هو الأمثل ويزيد من مقدار التعلم الذي يحدث.

من ناحية أخرى ، يتوقع ممثلو القبول أن يثق المدربون في حكمهم ويقبلون الطلاب الذين يرسلونها من خلال الأبواب ، بغض النظر عن الوضع الأكاديمي. فهم لا يرغبون في حفظ خلفيات جميع الطلاب في ما يتعلق بحالاتهم ، أو استغلال فرصة التخلص من الطلاب استنادًا إلى الحالة الأكاديمية ، مما يؤدي إلى مزيد من العمل للمنافسة على الطلاب. من ناحية أخرى ، بدون التعاون بين المجموعات ، لن يحصل الطالب الذي يقل عن نسبة الالتحاق بنصف الوقت أو يفقد معونه المالي على جميع المعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات الصائبة المتعلقة بمستقبله الأكاديمي.

وغالبًا ما يتم دفن إدارة المساعدات المالية بموجب متطلبات الطلاب للالتقاء بالعديد من برامج المنح والقروض الحكومية والفدرالية أو تخاطر الطلاب بفقدان التمويل. هناك أيضًا العشرات من معايير المنح الدراسية التي يجب على الطلاب الأفراد الوصول إليها للحفاظ على منحهم الدراسية.

في النهاية ، فإن النتيجة هي الضغط الإضافي على قسم القبول لتوظيف المزيد من الطلاب ، مكتب المساعدات المالية لضمان قدرة الطلاب على الحفاظ على تمويلهم ، وأعضاء هيئة التدريس للعمل مرتين بصعوبة لضمان نقل المعرفة ، بغض النظر عن الخلفية السابقة للطلاب.

التواصل هو مفتاح

يمكن للتواصل بين أصحاب المصلحة الثلاثة هذه تخفيف العبء لكل مجموعة مع زيادة فرص النجاح لكل طالب. في مقال صدر في يوليو / تموز 2012 في مجلة تاريخ التعليم العالي ، كتبت ألن بيغلي كورتو “يجب أن تحدث المحادثات بشكل متكرر بين مكاتب المساعدات المالية والمسجلين والعُمداء الأكاديميين وممثلي هيئة التدريس. هدفنا المشترك هو أن ينجح الطالب في إكمال البرنامج بنجاح. إن التواصل المستمر والتعاون هو المفتاح “. إن الحفاظ على هذا الهدف في الاعتبار أمر بالغ الأهمية لمساعدة أقسام الجامعة على تحسين قدرتها على التواصل مع بعضها البعض.

بالإضافة إلى الاتصالات ، يمكن أن يساعد بناء الفريق واحترام مساهمات كل طرف في الوصول إلى أهداف الجامعة. وفقا لكاثي كورز وجيم سكانيل ، في مقال نشر في سبتمبر 2005 في UniversityBusiness.com ، فإن التعاون وتحديد الأهداف المشتركة والبيانات المشتركة والتواصل المستمر والعميق ضروريان للجامعة لتعظيم مواردها وخدمة الطلاب.

إذا كان الهدف هو نجاح الطالب وإنجازات الطلاب ، فمن الضروري أن يعمل كل أصحاب المصلحة معًا لمشاركة المعلومات وتوفير معلومات دقيقة للطلاب مع تجنب خلطها مع المكاتب المختلفة. تعمل هذه الإستراتيجية على تحسين تجربة الطلاب بشكل عام عند التقديم والتسجيل في إحدى الجامعات. وهذا ، بدوره ، يحسن سمعة الجامعة حيث تنتشر الكلمة بين الطلاب الجدد المحتملين.

نصائح للاتصال والتعاون

فيما يلي بعض الطرق العملية التي يمكن بها تحسين التواصل والتواصل بين أعضاء هيئة التدريس والقبول والمساعدات المالية.

1. استضافة برامج تدريبية شهرية مشتركة بين الإدارات تزيد من الوعي بما يفعله كل قسم وكيف يمكن أن يساعد الطلاب. يمكن لهذه الدورات التدريبية زيادة وعي الموظفين بجهات الاتصال المفيدة في الأقسام الأخرى وتوفير معلومات دقيقة بشأن مسؤوليات الدائرة لتوزيعها على الطلاب. كما يمكنهم المساعدة في التخفيف من الطلاب المحالين وأولياء أمورهم إلى قسم آخر بدون فكرة أساسية على الأقل عن إجابات لأسئلتهم.

2. عقد جلسات “البدء ، التوقف ، المتابعة” الفصلية فيما يتعلق بما يجب القيام به لأنه يساعد الطلاب ، والتوقف عن العمل لأنه لا يعمل ، والاستمرار في العمل لأنه يعمل في مساعدة الطلاب.

3. عقد اجتماعات ربع سنوية لتبادل المعلومات التي قد يكون من المفيد مشاركتها مع الطلاب. على سبيل المثال ، قد يكون للمعونة المالية معلومات عن منحة دراسية مفيدة يعرفها القليل من طلاب الهندسة. قد يكون الأستاذ على دراية بطالب غير قادر على مواصلة دراسته بسبب الإجهاد المالي ، في حين أن مكتب المعونة المالية يمكن أن يجعل الطالب على علم بالمنحة الدراسية.

4. التركيز على حل المشاكل والحفاظ على عقل مفتوح حول ما سيعمل بدلاً من توجيه أصابع الاتهام أو إلقاء اللوم. عندما يبقى التركيز على الطلاب ، من المحتمل الوصول إلى حلول أكثر إبداعًا وتقدمية ، وبالتالي تكون أكثر فاعلية في خدمة الطلاب.

يجب أن يواصل الموظفون الذين يواجهون الطلاب الجامعيين العمل معًا لزيادة الموارد المتاحة إلى الحد الأقصى وتوفير المعلومات الأكثر دقة لمساعدة الطلاب على النجاح. خلاف ذلك ، قد يغيب أعضاء هيئة التدريس عن فرصة للتوصية طالب للحصول على منحة الجدارة. قد لا يعرف الطلاب معيار GPA للحفاظ على مساعداتهم المالية ؛ أو كبار السن المتخرجين ، قد لا يكونوا على دراية بالدروس اللازمة لتلبية متطلبات التخرج. من المفيد أن نتذكر أننا نعمل جميعًا لتحقيق هدف واحد مشترك: نجاح الطلاب!

جيمس أمبس هو متحدث / مستشار دولي حول قضايا المساءلة والاتصالات داخل التعليم. وهو مؤلف كتاب “التحدث إلى التفوق” الأكثر مبيعاً في مجال الأعمال ، وقد تحدث إلى العديد من المجموعات الكبيرة والصغيرة حول مواضيع تتعلق بالتعليم العالي والإدارة والقيادة والمساءلة الشخصية ، من بين أمور أخرى. زيارة www.jamesamps.com

ميشيل لامب موني هي مدير تنفيذي للموارد البشرية ولديها أكثر من 15 سنة من الخبرة في مجال التعليم العالي كمدير وعضو هيئة تدريس. وهي الرئيس السابق لمترو DC CUPA-HR ، وتنشر على نطاق واسع في مواضيع متعلقة بالتعليم ، وتتخصص في الاستشارات في مجالات إدارة المواهب والتدريب والقيادة والإدارة والتعليم العالي وتدخلات التطوير التنظيمي. يمكن الوصول إليها على mmoone1@themoone.com.

بقلم جيمس امبس وميشيل لامب موون